Facility management – rozwiązania dla biznesu

Nowoczesne zarządzanie obiektami ma istotne znaczenie w zapewnieniu przyjaznego miejsca pracy. Pracownicy muszą mieć pewność, że wszystko będzie wokół nich poprawnie działało, żeby mogli skupić się na swoich zadaniach. Dlatego konieczne jest zadbanie o wysoki poziom facility management.

Jedno z praw Murphy’ego głosi, że jeśli coś ma się zepsuć, na pewno się zepsuje. W biurach awarie pojawiają się często i oczywiście w najmniej oczekiwanych momentach, gdy firma ma najwięcej pracy. Przeważnie problem pojawia się z komputerami i urządzeniami peryferyjnymi jak drukarki, skanery i niszczarki do dokumentów. Przyczyny awarii bywają różne. Najczęściej to nieprawidłowe użytkowanie sprzętu, uszkodzenia mechaniczne, brak fachowego serwisowania i problem z siecią elektryczną (skoki napięcia). Nie jest wolna od awarii również infrastruktura biurowa. Często pojawiają się usterki klimatyzacji, kanalizacja sanitarna przestaje być drożna, a w aneksach kuchennych pokojów socjalnych uszkodzeniom ulegają zmywarki i kuchenki. Te wszystkie problemy musi rozwiązać sprawne zarządzanie w ramach facility management.

Facility management – dlaczego jest ważne w zarządzaniu biurem?

Już dawno zauważono, że sprawne funkcjonowanie biznesu wymaga zadbania o jego zaplecze. Przecież kadra zarządzająca i pracownicy muszą mieć odpowiednie warunki pracy, żeby wykonywać swoje obowiązki jak najlepiej. W latach 60. XX wieku pojawił się termin „facility management”, który oznacza zarządzanie procesami pomocniczymi organizacji realizowanymi w obiektach niemieszkalnych. Jego zadaniem było wspieranie działalności firmy przez zarządzanie udogodnieniami i nieruchomościami [^1]. W praktyce chodzi o taką opiekę nad budynkiem, która z jednej strony pozwala na obniżenie kosztów utrzymania nieruchomości, a z drugiej – zapewni wysoką jakość oferowanych w nim usług, jak np. wynajem powierzchni biurowej. Ważną kwestią jest utrzymanie powierzchni biurowej oraz jej wyposażenia w dobrym stanie technicznym. Pomagają w tym nowoczesne narzędzia cyfrowe.

Awaria w biurze – jakie problemy napotyka pracownik i pracodawca?

Sprawnie działające biuro to konieczność dla każdej firmy. Niestety, prędzej czy później pojawi się jakaś awaria. Wtedy zwykle pracownicy zatrudnieni w firmie najemcy zgłaszają problem zarządcy nieruchomości. Odbywa się to przeważnie telefonicznie. Zarządca odnotowuje zgłoszenie, ale rzadko kiedy ma czas zająć się nim od razu. W rezultacie pracownik musi wielokrotnie przypominać o usterce i robi to oczywiście kosztem swojej pracy. Wykonuje kolejne telefony do zarządcy, zamiast skupić się na swoich obowiązkach. Gorzej, gdy lista takich zgłoszeń się wydłuża, ponieważ pojawiają się zgłoszenia awarii od wielu komercyjnych najemców. W rezultacie pracownik traci cierpliwość i usterka pozostaje bez naprawy. W przyszłości kolejne nawet nie są zgłaszane, jeśli nie są zbyt uciążliwe. W takiej sytuacji trudno mówić o sprawnym facility managemencie. Tymczasem te wszystkie kłopoty można łatwo rozwiązać, używając nowoczesnego systemu do obsługi awarii. Przykładem jest nasza Usterka.pl.

Nowoczesna obsługa techniczna dla biznesu

Obsługa techniczna firm powinna obecnie opierać się na zaawansowanych rozwiązaniach cyfrowych, które zautomatyzują zarządzanie nieruchomością komercyjną, a do tego zapewnią usługi serwisowe dla firm na najwyższym poziomie. W tym ostatnim obszarze sprawdzi się doskonale nasz autorski system Usterka.pl – idealne rozwiązanie dla małych i dużych firm. Dzięki temu oprogramowaniu zarówno pracodawca obsłuży z nami zgłoszenie awarii, jak i pracownik zamówi prywatnie fachowca (najlepsza opcja w home office). W pierwszym przypadku pracownik wchodzi na naszą stronę internetową Usterka.pl (np. skanując kod QR) i dokonuje zgłoszenia awarii. Zarządca ma podgląd zgłoszeń i może błyskawicznie delegować naszego lub własnego fachowca. Do tego ma 30 dni na opłacenie faktury. Proces prywatnego zgłaszania awarii przez pracownika wygląda podobnie, ale oczywiście nie ma tu już zarządcy. Zgłaszający od razu poznaje cenę usługi, a fachowiec pojawia się u niego w domu o wskazanej godzinie.

Korzystając z Usterka.pl, firma otrzymuje niezawodne, kompleksowe narzędzie do usług naprawczych dla biznesu. Do tego pracodawca może ustalić w naszym systemie własną strukturę decyzyjną. Wyznacza administratora ze wszystkimi uprawnieniami, koordynatora (dodawanie, usuwanie, edytowanie danych), starszego specjalistę (odczytuje wszystkie dane) i młodszego specjalistę (dodaje zlecenia). W tej strukturze każdy pracownik doskonale wie, czym ma się zająć. Taki system do obsługi usterek, jak nasz, jest w pełni zautomatyzowany i udostępnia błyskawicznie informację o statusie poszczególnych zgłoszeń.

Facility management na wysokim poziomie to dbanie o komercyjną nieruchomość firmy w każdym aspekcie. Dzięki innowacyjnym narzędziom cyfrowym można zautomatyzować wiele procesów, przyspieszyć obsługę (również serwisową) oraz zadbać o szybki przepływ informacji, co ułatwi zarządzanie nieruchomością.

Źródło:

[^1]: https://mfiles.pl/pl/index.php/Facility_management