urządzenie biurowe

Urządzenia biurowe to niezastąpione elementy wyposażenia wielu biur pracowniczych, których funkcjonalność pozwala na usprawnienie pracy papierkowej. Nierzadko znajdują one zastosowanie również w środowisku domowym, szczególnie w przypadku pracy zdalnej. Do najczęściej wybieranych urządzeń, które zakupuje się do biura, należy m.in. kserokopiarka, niszczarka, czy bindownica. Wszystkie te sprzęty mimo zapewnień producentów, nie są niezniszczalne i często ulegają awariom. Co zrobić, aby sprzęt elektroniczny działał jak najdłużej? Jak uniknąć awarii? Komu zlecić naprawę ewentualnej usterki urządzeń?

Urządzenia biurowe – do czego są wykorzystywane?

Urządzenia biurowe stworzone zostały z myślą o usprawnieniu wykonywanej pracy. Do najczęściej wykorzystywanych maszyn zaliczyć można m.in. niszczarki, kopiarki, bindownice, drukarki etykiet, laminatory, a nawet takie drobne elementy jak zszywacze czy dziurkacze. Elektroniczny sprzęt biurowy zwiększa gwarancję wyższego poziomu oferowanych usług. Bez nich niektóre obowiązki należące do pracownika biurowego, nie byłyby możliwe do realizacji. Obecny rozwój technologii pozwala na uzyskanie urządzenia biurowego naprawdę dobrej jakości, który w dużej mierze jest w stanie odciążyć pracownika z jego obowiązków. Najczęściej są to urządzenia wielofunkcyjne, czyli takie, które są w stanie wykonywać kilka różnych zadań. Zakup odpowiednich urządzeń biurowych zwykle wiąże się z niemałym wydatkiem. Warto zatem przed zakupem, zainteresować się modelami popularnych urządzeń biurowych i wybrać te, które są najpotrzebniejsze. Jaki sprzęt wybrać, aby uniknąć ewentualnych awarii? Jakie urządzenia powinny znaleźć się w biurze każdej firmy?

Kserokopiarka – niezbędne urządzenia biurowe służące do kopiowania

Jednym z najczęściej kupowanych urządzeń do biura, czy do domu jest kserokopiarka. Jak sama nazwa wskazuje, jest to sprzęt przeznaczony do kopiowania. Jest on na tyle popularny, że znaleźć go można w każdej, nawet najmniejszej firmie. To absolutnie minimum z wyposażenia biurowego. Nowoczesne kserokopiarki posiadają znacznie szersze możliwości niż pierwotne modele. Wśród największych zalet tego sprzętu wymienić można przede wszystkim szybkość działania oraz możliwość wysyłania faksów. Niektóre modele kserokopiarek mają również wbudowaną możliwość skanowania do e-maila, folderu czy pamięci USB. Funkcja ta pozwala na szybkie dostarczenie dokumentu na komputer. Do innych funkcjonalności kserokopiarek może należeć wydruk na kopertach. Dzięki temu unika się ręcznego ich wypisywania. Aby wykonać wydruk na kopercie przy użyciu kserokopiarki, wystarczy posłużyć się bocznym podajnikiem. Istnieją jednak tak nowoczesne modele, które radzą sobie z wydrukiem z poziomu szuflady. Czy większa funkcjonalność sprzętu oznacza większe prawdopodobieństwo awarii? Jak rozpoznać usterkę w kserokopiarce?

Przyczyny awarii ksero

Awaria w kserokopiarce to częsty problem, szczególnie gdy urządzenie użytkowane jest przez więcej niż jedną osobę. Do najczęstszych przyczyn awarii kserokopiarki należy jej niewłaściwa eksploatacja. Tak jak każdy sprzęt elektroniczny, także i ten wymaga regularnej wymiany niektórych, nawet najdrobniejszych elementów. Jak rozpoznać awarię w kserokopiarce? Najczęstszym sygnałem są nieczytelne, rozmazane lub blade kopie. Niepokojącym może być także zbyt głośna praca urządzenia lub nietypowe dźwięki. Kolejnym powodem awarii urządzenia biurowego może być brudne, zanieczyszczone proszkiem tonera wnętrze. Do najczęściej zaliczanych usterek kserokopiarek zalicza się m.in.:

  • niewłaściwą instalację sterownika
  • niewłaściwe podłączenie całego urządzenia
  • korzystanie z zamienników tonera
  • wadę fabryczną urządzenia 
  • wyeksploatowanie tonera lub modułu bębna
  • brak odpowiedniej ilości papieru
  • nieprawidłowe przechowywanie tonera
  • niestosowne używanie sprzętu wbrew zaleceniom producenta

Niszczarka, czyli nowoczesne urządzenia biurowe do usuwania danych

Czy niszczarka jest niezbędnym elementem wyposażenia w firmie? Głównym przeznaczeniem niszczarki jest przede wszystkim niszczenie dokumentów. Mogłoby się wydawać, że czynność tę, można wykonać ręcznie lub w inny sposób, niewymagający kupna tak drogiego sprzętu. Warto jednak podkreślić, że niszczarki dobrej jakości dają gwarancję odpowiedniego zniszczenia dokumentów, z których absolutnie nie da się nic odczytać. Z funkcjonalności niszczarek zwykle korzystają firmy dbające o prywatność własnych dokumentów. Profesjonalne modele niszczarek są w stanie zniszczyć całe zestawy dokumentów, które zostały spięte przy użyciu zszywek, czy spinaczy. Co więcej, są one w stanie poradzić sobie nawet z płytami CD lub kartami pamięci. Inwestycja w dobrej jakości niszczarkę daje gwarancję standardów zgodności z prawem. Dane o szczególnej wrażliwości, które regulowane są przez tzw. RODO wymagają przecież defragmentacji. Trudno jest uzyskać taki efekt usunięcia danych, bez użycia nowoczesnej niszczarki. 

Przyczyny awarii niszczarek

Jak wszystkie urządzenia biurowe, także i niszczarka w swojej użyteczności nie jest niezniszczalna. Najprostszym sposobem na to, aby zepsuć niszczarkę, jest umieszczenie w niej papieru, do którego nie jest przystosowana. Przed zakupem sprzętu warto zatem skonsultować się ze specjalistą, w celu poznania całkowitego przeznaczenia sprzętu. Może się bowiem okazać, że wybrana niszczarka nie poradzi sobie z płytami CD czy kartami pamięci. Usterki niszczarek często wynikają także ze zbyt dużej ilości papieru, jaką się w niej umieszcza. Kolejnym sygnałem potencjalnej awarii niszczarki jest jej przegrzewanie się. Większość modeli wyposażona jest w lampkę ostrzegawczą, która informuje o tym, że urządzenie się przegrzewa. Bagatelizowanie tego sygnału może doprowadzić do innych poważnych uszkodzeń sprzętu. Zmniejszona wydajność niszczarki również może być powodem jej wewnętrznej awarii. Zwykle oznacza nieprawidłowe użytkowanie, które doprowadziło to wyeksploatowania. 

Bindownica, czyli urządzenia biurowe do oprawiania dokumentów

Urządzenia biurowe o nazwie bindownica to użyteczny sprzęt, który służy do oprawiania arkuszy papieru w tzw. grzbiety. Dzięki niemu dokumenty przyjmują postać książki lub katalogu, który lepiej się przegląda. Na rynku istnieje co najmniej kilka rodzajów bindownic, np. bindownica grzbietowa, bindownica drutowa, czy bindownica grzbietowo-drutowa. Czym one różnią się od siebie? Ta pierwsza jest zdecydowanie najbardziej popularną formą, używa się do niej grzbietów plastikowych. Podczas zakupu warto zwrócić uwagę na to, ile kartek jest w stanie pomieścić. Bindownica drutowa jest mocniejszym urządzeniem, który daje możliwość uzyskania niezwykle elegancko wyglądającego dokumentu. Bindownica grzbietowo-drutowa jest połączeniem pozostałych dwóch. Umożliwia wykorzystywanie grzbietów zarówno plastikowych, jak i drutowych. Wyróżnia się także bindownice termiczne, kanałowe i elektryczne, które są zdecydowanie najbardziej rozwiniętymi modelami. Który rodzaj jest najtrwalszy? Czy bindownice często ulegają awariom?

Przyczyny awarii bindownic

Bindownice należą do tych urządzeń biurowych, które często ulegają awariom w wyniku zbyt dużej ilości użytego papieru do oprawienia. Stosowane są w większości biur, gdyż pozwalają na estetyczne oprawienie dokumentów w szybki i trwały sposób. Do najczęstszych przyczyn awarii bindownic należy także ich nieumiejętne użytkowanie. Przegrzewanie się urządzenia jest częstym sygnałem początkowego etapu awarii. Niewłaściwe umieszczenie, bądź nadmierna ilość wkładanego papieru do bindowania może spowodować wyłączenie się sprzętu. Warto podkreślić, że często nieumiejętne posługiwanie się różnymi funkcjami nowoczesnych bindownic, powoduje uniemożliwienie oprawy dokumentów. Dokonując zakupu należy zwrócić uwagę, czy sprzęt posiada np. regulację magnesów, system wyłączania noży dziurkających lub ustawienie odległości dziurek od krawędzi dokumentu. Bagatelizowanie początkowych sygnałów usterki urządzenia, zwykle kończy się ich całkowitą wymianą, gdyż sprzęt nie nadaje się do dalszego użytku. 

Co zrobić, w przypadku awarii urządzenia biurowego?

W środowisku pracowniczym bardzo często dochodzi do różnorakich awarii sprzętu biurowego. Nagłe zepsucie sprzętu biurowego jest bardziej prawdopodobne w przypadku modeli, które codziennie od wielu lat są nadmiernie eksploatowane. Do najczęstszych przyczyn awarii zalicza się usterki mechaniczne lub uszkodzenia wynikające z niedozwolonej ilości wydrukowanych stron. Zwykle spowodowane są one wyeksploatowaniem urządzeń, które stosowane są przez wielu pracowników. Nagłe uszkodzenie kserokopiarki, niszczarki czy bindownicy może spowodować zahamowanie bądź wstrzymanie prac. Jak postępować w przypadku awarii? Niezależnie od tego, jakiej jakości lub technologii jest dany sprzęt, nie można wykluczyć u niego usterki. Jeżeli sprzęt objęty jest aktualną gwarancją zwykle nie ma problemu z szybką i sprawną jego naprawą. Problem zaczyna się wówczas, kiedy okres gwarancyjny mija. W takiej sytuacji konieczne jest skontaktowanie się ze sprawdzonym serwisem urządzeń biurowych, który wyeliminuje uszkodzenia. 

Komu zlecić usługę naprawy narzędzia biurowego?

Aby uniknąć naprawy urządzenia, należy przede wszystkim użytkować go w sposób, który zaleca producent. Nadmierne eksploatowanie oraz brak serwisowania, bardzo często doprowadza do całkowitej wymiany sprzętu. Naprawa narzędzia biurowego zwykle jest ostatecznością. Sprzęt, który jest regularnie serwisowany, rzadziej ulega poważnym uszkodzeniom. Naprawa może obejmować nie tylko wymianę drobnych elementów, lecz całego systemu sterującego. W przypadku długotrwałej naprawy danego sprzętu biurowego, możliwe jest skorzystanie z wynajmu urządzeń na określony czas. Usługa wynajmu sprzętu biurowego umożliwia kontynuowanie pracy bez odczuwalnej przerwy. Komu zlecić naprawę? Renowację urządzenia warto zlecić doświadczonym pracownikom serwisu. Próba samodzielnej naprawy może wpłynąć na całkowite uszkodzenie, które będzie się wiązało z zakupem nowego sprzętu. Serwis urządzeń biurowych bardzo często oferuje bezpłatną wycenę naprawy. Dzięki niej możliwe jest oszacowanie kosztów, jakie należy przeznaczyć na naprawę. Wówczas może okazać się, że kupno nowego modelu będzie bardziej opłacalne.

Potrzebujesz fachowca? Zobacz: Obsługa informatyczna, Serwis komputerowy